はじめに：「困った社員がいるが、まだ様子見で…」は危険
「注意して逆ギレされたら困る」「今は忙しいから、もう少し様子を見よう」
問題行動があっても、対応を先送りしてしまう。これは多くの職場で起きています。社労士として現場を見てきた実感では、問題社員は、放置した期間の分だけ、対応が難しくなります。
ここでは、よくある疑問にQ&A形式で、実務的に整理していきます。
Q1．そもそも「問題社員」とはどんな人ですか？
ここでいう「問題社員」とは、社長の意見に反対する人ではありません。
会社の就業規則や業務ルールに違反し、職場運営に具体的な支障を生じさせている人を指します。
たとえば、
- 就業規則違反を繰り返す
- 業務命令に、正当な理由なく従わない
- 無断欠勤や遅刻が多い
- 職場の秩序を乱す言動がある
- 指導しても改善が見られない
このように、好き嫌いや相性ではなく、「行動」と「事実」で、問題社員か否かを判断します。
Q2．社長や上司に意見する人は、問題社員ですか？
いいえ。むしろ健全な組織に必要な存在です。
たとえば、改善提案をする、業務方針に疑問を出す、リスクを指摘する、これらはルール違反ではありません。「経営者にとって耳が痛い」ことと、「問題行動」は別です。
問題社員か否かは、感情ではなく、ルールに違反しているかどうかで判断します。
Q3．問題社員を放置するとどうなりますか？
放置が一番リスクを広げます。たとえば、
- 問題行動が、エスカレートする
- 真面目な社員が、不公平感を持つ
- やる気のある人から辞めていく
- 問題がこじれた場合、解雇・紛争・金銭解決になる
多くのトラブルは、「初動の遅れ」から大きくなっていきます。早く動くことは、厳しさではなく、思いやりです。
実際、「口頭で軽く注意しただけで様子を見ていた」という会社ほど、半年後・一年後に「もっと早く動いていれば」というご相談をいただきます。初動が数か月遅れるだけで、対応の選択肢は大きく狭まります。
Q4．なぜ上司は、対応を先延ばしするのですか？
よくある理由は次の通りです。
- 忙しくて時間が取れない
- 逆ギレやパワハラに認定されるのが怖い
- 言いにくい
- 様子を見れば直ると思っている
しかし、様子見で自然に改善するケースはごくごく少数です。対応は早いほど穏やかに済みます。
もう一つの原因があります。それは、上司と部下の関係性が弱いこと。
日常的な対話が少ない職場ほど、正当な指導さえ「攻撃」に見えやすくなります。
Q5. 問題社員対応の基本ステップは？
感情ではなく、段階と記録で対応します。
- 事実確認（日時・内容・周りへの影響）
- 口頭注意：その場で冷静に事実を指摘し、改善を促す
- 指導した内容を必ず記録する
- 改善期限を示し、改善したかどうかを必ず確認（ここをやっていない会社がとても多い）
- 書面指導：改善されていなければ、書面で指導
- 警告書：さらに改善されなければ、懲戒処分の可能性を明示する
- 配置の見直し・懲戒検討
重要なのは 毎回記録を残すことです。記録は、指導の証拠になるだけでなく、いざという時に会社を守ってくれます。
Q6．書面指導は本当に効果がありますか？
あります。非常に高いです。
口頭注意は流されますが、書面注意は「会社の本気度」を伝えます。改善する人はここで変わります。
一方で、書面でも改善しない場合は、それ自体が、配置転換や契約見直し等の重要な判断材料になります。
Q7．上司側が気をつけることは？
次の3点です。
- 人格ではなく、行動を指摘する
- 具体的な事実を話す
- 叱った後のフォローを入れる
たとえば、「またミスしたのか、いい加減にしろ」ではなく、「今回の納期遅れは、〇〇が原因だったと思う。次はどう防げそうか」と、事実と改善策に焦点を当てて対話をします。
この違いだけで、相手の受け止め方は大きく変わります。あくまで、「改善させる指導」が原則です。
Q8．それでも改善しない場合は？
組織を守る判断に進みます。
- 仕事の一部を、他の人に任せる
- 担当を替える
- 部署を異動させる
- 任せる役割を減らす
- 退職に向けて話し合う
これは、経営判断です。一人の放置で、全体が疲弊する方がリスクです。
まとめ
問題社員対応のポイントは、次の5つです。
- 問題社員の定義は、「ルール違反と業務の支障」で判断
- 感情ではなく、段階的に対応
- 必ず記録を残す
- 早期に動く（トラブルの芽は小さいうちに）
- 上司自身の日ごろの関わり方も振り返る
初動で、結果は大きく変わります。早く動けば、関係は壊れずに済みます。
執筆：埼玉県熊谷市の社会保険労務士・竹内由美子（中小企業の人と職場の課題をサポート）
「うちの場合はどう対応すべきか」「この社員は問題社員に当たるのか」
判断に迷う場面は、一人で抱え込まずにご相談ください。
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