はじめに
「何度注意しても改善しない社員に困っている」
経営者や管理職であれば、一度は直面する悩みではないでしょうか。
口頭での注意だけでは効果が薄く、最終的には「言った・言わない」の水掛け論に発展する危険もあります。
本記事では、問題社員への正しい注意指導の流れと、書面による記録が持つ力について解説します。
一般的な注意指導
問題社員への対応は段階を踏んで行うことが重要です。
- 最初は口頭で注意
- 二回目は書面で注意（指導内容を明文化）
- 改善が見られなければ警告書（懲戒処分の可能性を明示）
このプロセスを踏むことで、感情的な指導ではなく、公正で一貫性のある対応が可能になります。
書面での指導が有効な理由
私の経験では、口頭注意だけでは改善につながらないケースが多いです。
そこで有効なのが「書面での注意指導」です。
- 改善すべき事項を一覧表で示し、
- 定期的に改善できたかをチェックし、
- 改善されるまで粘り強く指導する
この流れを取ると、やる気のない人や適性のない人は自然と辞めていきました。逆に、改善意欲のある人は自覚が芽生え、行動が変わっていきます。
抵抗する社員への対応
それでも、「わたしはちゃんとやっている！」と反論してくる人はいます。
ほとんどの人は、「自分はまじめに働いている」と信じているためです。
そんなときこそ、書面の記録が力を発揮します。
- これまでのミスや迷惑行為を淡々と列挙する
- 会社に生じた損害や影響を事実として示す
すると相手は反論しづらくなり、自分の行動を振り返るきっかけになります。
最終的に、自ら辞めていくケースも少なくありません。
紛争リスクに備える「証拠」としての書面
万が一、紛争になったときは、書面の記録が最大の武器になります。
- 「この社員には改善の余地がなかった」
- 「労使間の信頼関係はすでに破綻していた」
これらを客観的に示せれば、会社側に有利な判断が下される可能性が高まります。
まとめ
- 注意指導は 口頭 → 書面 → 警告書 の流れで段階的に行う
- 書面は「教育・育成」と「証拠保全」の両方で効果を発揮する
- 問題社員対応に悩むときこそ、記録を残すことが自分と会社を守る最善策
問題社員に頭を抱えている経営者・管理職の方は、今日から「記録を残す」ことを意識してみてください。
「もしかしてうちの職場も当てはまるかも」と感じたら、早めにご相談ください。
状況を整理し、必要に応じて改善策や対応方法をご提案いたします。
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