－口頭だけじゃ危ない！書面注意が会社を守る－
はじめに：なぜ書面で注意する必要があるのか？
「社員を口頭で注意したのに、全然改善されない…」
「後から“注意された覚えはない”と言われて困った」
こんな経験はありませんか？
実は、トラブル防止のカギは 注意を“書面”で残すこと にあります。
最初の注意はどうする？ 書面で残すだけで違う
最初は口頭で注意するケースが多いですが、その内容を 記録として残している会社は意外に少ない ものです。
書面に残すポイントは：
- 問題行動の事実（何をしたか）
- 背景やいきさつ（なぜそうなったか）
- 業務や周囲への悪影響（顧客や同僚にどう響いたか）
- 本人の反応（反省していたか、反抗的だったか）
後で「言った／言わない」の争いにならないだけでなく、本人に“正式に注意された”という自覚を与える効果 もあります。
問題行動が繰り返されたら？ 書面でビシッと指導
問題行動が繰り返された場合は、必ず書面で注意しましょう。
- 別室で、文書を渡して説明する
- 本人に「やばい」と思わせる状況をつくる
これだけで大半の社員は改善に向かいます。
証拠として残す意味と、本人へのインパクトの両方で効果があります。
さらに繰り返す社員の行動パターン
それでも再発する人には、典型的に次の２パターンがあります。
- わざと問題行動を繰り返し、訴訟を狙うタイプ
- その仕事に適性がなく、どう頑張っても改善しないタイプ
対応策はシンプルです。
- 1.なら法的対応へ。
- 2.なら「適性がない」「評価・昇給は見込めない」と説明し、転職も視野に入れる。
書面注意は「防衛」だけでなく「育成」にもなる
書面を残すことは、トラブルに備える証拠になるだけではありません。
むしろ 社員を成長させるチャンス にもなります。
- 本人が「正式に注意された」と自覚し、行動を改めやすい
- 会社として一貫性ある対応ができ、指導の公平性が増す
- 文書を通じて「言葉の重み」を伝えられ、指導が教育になる
「言ったつもり」「注意したつもり」が一番危険です。
“記録に残す”こと自体が育成の一歩。
初回の口頭注意からでも、ぜひ書面化を習慣にしてください。
まとめ：書面での注意が会社を守る
- 口頭注意だけでは「言った／言わない」で終わる
- 書面は社員へのインパクトと、会社を守る証拠になる
- トラブル防止だけでなく、社員の成長にもつながる
今日からできることは、注意を記録する仕組みを整えること。
それが、いざというときに会社を救う力になります。
「もしかしてうちの職場も当てはまるかも」と感じたら、早めにご相談ください。
状況を整理し、必要に応じて改善策や対応方法をご提案いたします。
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