マニュアルの課題
マニュアルは、効率よく仕事を進める上でとても大事なものです。
しかし、次のような課題もあります。
- 常にアップデートが必要
変化の早い時代、マニュアルに書かれている内容はすぐに陳腐化するからです - 文字ばかりだとミスのもと
文字ばかりですと、①読む気がなくなる、②ポイントがわかりにくい、ためミスの原因になります - 紙での保存は探すのに時間がかかる
新人教育にマニュアルを生かしましょう
新入社員は、先輩の手を止めてまで質問することに躊躇します。
「今聞かないと先へは進めない。」
「でも、先輩は忙しそうだし。」
というストレスをいつも抱えています。
意を決して聞きにいくと、「こんなこともまだわからないの？」
と言われたり、いやな顔をされます。
その結果、だんだんと聞きに行かなくなり、やはり失敗します。
すると、「なんで聞きにこないで勝手にやるの？！」
と怒られます。
そして職場に居づらくなり、辞めていきます。
こうやって人が頻繫に入れ替わるので、先輩たちも余裕がなくなり、新人につい辛くあたります。
そして、また新人が辞めていく、、という負のループです。
その解決策の一つとして、マニュアルを活用してみませんか。
マニュアル作りのポイント
マニュアル作りのポイントは以下の通りです。
- 大見出し、中見出し、小見出しを使ってメリハリをつける
- 要所要所で、図や絵を使う
- その業務をする理由・目的を書いておく
その結果、①応用が利くようになる、②自分で判断できるようになる、③違ったやり方を発見できる、等の効果が期待できます - 作成後は、気づいたこと・変更点などを常にアップデートしていく
- 一定の時期が来たら改訂する
- マニュアルをデータで共有する
紙のマニュアルもいいのですが、①ファイルサーバー等を使ってデータで共有する、②検索すればすぐに目的の箇所が見られるようにする、などの仕組み化もとても便利です。
定例業務をしながら作り上げていくので最初は大変かと思いますが、最初の３カ月だけ頑張れば、後はとてもラクになります。
マニュアルの効果
マニュアルには、次のようなメリットがあります。
- マニュアルを作る過程で、無意味な業務やダブりが見えてくる
- マニュアルがあることで、過去の業務を「思い出す」「資料を探す」といった時間が削減できる
- 担当者が不在でも、マニュアルがあれば業務は滞らない
- マニュアルが新人を育成してくれる
- マニュアルがあると、新人も先輩に聞きに行く回数を減らせてストレス減
など、いろいろとメリットがあります。
ぜひ、ご活用くださいませ。
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